約２年前～開催決定まで
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１ 組織作り、開催時期・場所の決定、予算計画作成
□(1)実行委員会の発足
□(2)事務局の設置 □(3)各種小委員会の設置 □(4)開催概要の決定 □(5)会議規模の把握 □(6)開催時期の決定 □(7)開催地・会議場の選定、確保 □候補会場の調査 □開催地の各種支援制度の調査 □開催提案書の作成 □キーパーソンの現地視察 □理事会等での誘致プレゼンテーション □(8)宿泊ホテルの選定、確保 □(9)予算計画作成 | □会場等に関する相談受付や情報提供 □各種支援制度等の相談対応 □富山開催企画提案書の作成 □主催者招聘事業 □必要に応じて、主催者とともに本部を訪問 （プレゼンテーション支援も含む） (国際会議の場合) |
開催決定後の準備
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２ マスタープランの検討、実施計画作成
□(1)スケジュール（業務進行予定表）の作成
□(2)会議の名称・デザインの決定 □(3)資金調達 □(4)後援依頼 □(5)プログラム案の作成 □講師等選定・依頼 □開催都市市長等の歓迎挨拶依頼 □(6)関連行事の企画 □レセプション □ウエルカムパーティー □ランションセミナー □バンケット □アトラクション 等 □(7)エクスカーションの企画 □(8)参加者案内 □(9)会場使用計画、フロアプランの作成 □(10)広報活動 ３ 各種手配と発注 □(1)参加者申込みの受付 □(2)製作物の発注 □(3)その他手配 □会場用機材 □会議用資料 □各種配布物 □観光案内コーナー □販売コーナー □ドリンクサービスコーナー 等 □(4)スタッフ要員の確保 □(5)業務別運営マニュアルの作成 | □補助金等についての相談対応 □後援名義取得のサポート □レセプション会場、伝統芸能等のアトラクションのご提案 □観光地・テクニカルツアー受入先等の情報提供 □ＰＲ資料の貸出や提供（貸出: DVD、提供: 写真・パンフ） □JR新幹線駅や空港での歓迎看板掲示(一定規模以上) □コンベンションバッグや各種パンフレットの提供 □インフォメーションコーナーの設置(一定規模以上) □出店業者の紹介 □ケータリング業者の紹介 □コンベンションボランティアの派遣(一定規模以上) ・インフォメーション業務 |
開催直前（約３ヶ月前）～開催時
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４ 補助金等申請手続き
□(1)補助金申請準備～申請
□(2)ボランティア派遣依頼 ５ 最終確認 □(1)最終打合せ □(2)会場施設への確認 □(3)手配の最終確認 □(4)当日使用する物の確認（現金の用意） □(5)製作物の確認 □(6)配布資料の確認 □(7)配付資料の袋詰め □(8)会場設営・リハーサル | □補助金申請相談・受付(一定規模以上) □コンベンションボランティアの派遣相談・受付 (一定規模以上) □コンベンションバッグや各種パンフレットの提供 |
開催当日
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| ６ 会議の運営 | □JR新幹線駅や空港での歓迎看板掲示(一定規模以上)
□コンベンションボランティアの派遣(一定規模以上) ・インフォメーション業務 |
開催終了後
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| ７ 事後処理
□(1)礼状の送付
□(2)会議報告書・決算報告書の作成 □(3)実績報告書の提出 | □補助金実績報告書相談・受付 |