約2年前~開催決定まで

コンベンション主催者 To Do リスト
利用できる県・ビューロー等の支援サービス
1 組織作り、開催時期・場所の決定、予算計画作成 □(1)実行委員会の発足
□(2)事務局の設置
□(3)各種小委員会の設置
□(4)開催概要の決定
□(5)会議規模の把握
□(6)開催時期の決定
□(7)開催地・会議場の選定、確保  
  □候補会場の調査
  □開催地の各種支援制度の調査
  □開催提案書の作成
  □キーパーソンの現地視察
  □理事会等での誘致プレゼンテーション

□(8)宿泊ホテルの選定、確保
□(9)予算計画作成








□会場等に関する相談受付や情報提供
□各種支援制度等の相談対応
□富山開催企画提案書の作成
□主催者招聘事業
□必要に応じて、主催者とともに本部を訪問
 (プレゼンテーション支援も含む) (国際会議の場合)

開催決定後の準備

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2 マスタープランの検討、実施計画作成 □(1)スケジュール(業務進行予定表)の作成
□(2)会議の名称・デザインの決定
□(3)資金調達
□(4)後援依頼
□(5)プログラム案の作成
  □講師等選定・依頼   
  □開催都市市長等の歓迎挨拶依頼
□(6)関連行事の企画  
  □レセプション
  □ウエルカムパーティー
  □ランションセミナー
  □バンケット
  □アトラクション 等
□(7)エクスカーションの企画
□(8)参加者案内
□(9)会場使用計画、フロアプランの作成
□(10)広報活動

3 各種手配と発注 □(1)参加者申込みの受付
□(2)製作物の発注
□(3)その他手配
 □会場用機材
 □会議用資料
 □各種配布物
 □観光案内コーナー
 □販売コーナー
 □ドリンクサービスコーナー 等
□(4)スタッフ要員の確保


□(5)業務別運営マニュアルの作成



□補助金等についての相談対応
□後援名義取得のサポート



□レセプション会場、伝統芸能等のアトラクションのご提案





□観光地・テクニカルツアー受入先等の情報提供


□PR資料の貸出や提供(貸出: DVD、提供: 写真・パンフ)

 

□JR新幹線駅や空港での歓迎看板掲示(一定規模以上)



□コンベンションバッグや各種パンフレットの提供
□インフォメーションコーナーの設置(一定規模以上)
□出店業者の紹介
□ケータリング業者の紹介
□コンベンションボランティアの派遣(一定規模以上)
  ・アシスタント業務
  ・インフォメーション業務

開催直前(約3ヶ月前)~開催時

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4 補助金等申請手続き □(1)補助金申請準備~申請
□(2)ボランティア派遣依頼


5 最終確認 □(1)最終打合せ
□(2)会場施設への確認
□(3)手配の最終確認
□(4)当日使用する物の確認(現金の用意)
□(5)製作物の確認
□(6)配布資料の確認
□(7)配付資料の袋詰め
 
□(8)会場設営・リハーサル

□補助金申請相談・受付(一定規模以上)
□コンベンションボランティアの派遣相談・受付
 (一定規模以上)







□コンベンションバッグや各種パンフレットの提供
□コンベンションボランティアの派遣(一定規模以上)
  ・アシスタント業務

開催当日

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6 会議の運営 □JR新幹線駅や空港での歓迎看板掲示(一定規模以上)
□コンベンションボランティアの派遣(一定規模以上)
  ・アシスタント業務
  ・インフォメーション業務

開催終了後

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7 事後処理 □(1)礼状の送付
□(2)会議報告書・決算報告書の作成
□(3)実績報告書の提出



□補助金実績報告書相談・受付